# SAP Concur DATEV Schnittstelle

*SAP Concur → DATEV*

**Kurz gesagt:** Eine SAP-Concur-DATEV-Anbindung macht aus jeder genehmigten Reisekostenabrechnung, jedem Firmenkreditkartenumsatz und jeder Eingangsrechnung aus Concur fertige Buchungssätze in DATEV: jede Aufwandsart auf dem richtigen Sachkonto aus SKR03 oder SKR04, abziehbare deutsche Vorsteuer getrennt von nicht erstattungsfähiger Auslandsumsatzsteuer, Kostenstellen als KOST1 und KOST2 mitgeführt, und die Erstattung an den Mitarbeitenden auf einem Personenkonto, das die Zahlungsbestätigung später ausgleicht. Statt eines Monatsexports, den jemand in Excel nachbessert, läuft eine zeitgesteuerte, idempotente Pipeline, die einmal und korrekt bucht.

## Was eine SAP-Concur-DATEV-Anbindung wirklich leistet

In Concur entstehen und werden Ausgaben genehmigt. Dort stehen die reisende Person, die Aufwandsart, die aufgeschlüsselte Hotelrechnung, der Kreditkarten-Feed, das Belegbild, die von der Führungskraft gewählte Kostenstelle und der Tag der Genehmigung. In DATEV muss daraus Buchhaltung werden: Sachkonto, Steuerschlüssel, Belegfeld, Kostenstelle und eine Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeitenden, die später eine Bankbuchung ausgleicht.

In Concur ist nichts davon in diesen Begriffen ausgedrückt. Eine Aufwandsart ist eine fachliche Kategorie, keine Kontonummer. Die Steuerfelder beschreiben, was in Rechnung gestellt wurde, nicht, was in Deutschland abziehbar ist. Eine Allocation ist ein Prozentwert, kein KOST1-Eintrag. Eine SAP-Concur-DATEV-Anbindung ist die Schicht, die diese Übersetzung jedes Mal identisch erledigt, damit der Monatsabschluss kein Abtippen mehr ist.

## Welche Daten fließen

| Vorgang in SAP Concur | Wird in DATEV zu | Hinweis |
| --- | --- | --- |
| Genehmigte Reisekostenabrechnung (Kopf) | Ein Beleg mit dem Personenkonto des Mitarbeitenden im Haben | Report-ID auf einen kurzen, stabilen Belegschlüssel gemappt, Belegfeld 1 ist längenbegrenzt |
| Einzelposition je Aufwandsart | Aufwandsbuchung auf dem zugeordneten Konto aus SKR03 / SKR04 | Zuordnung Aufwandsart zu Sachkonto einmal abgestimmt, danach automatisch |
| Aufschlüsselung, etwa einer Hotelrechnung | Getrennte Zeilen für Übernachtung, Frühstück, Parken | Je Bestandteil eigenes Konto, eigene Steuer und eigene Abzugsfähigkeit |
| Allocation | KOST1 / KOST2 je Zeile | Prozentuale Splits müssen auf den Cent aufgehen |
| Bewirtungsaufwand | Aufteilung in abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Anteil | 70 % abzugsfähig, die Vorsteuer bleibt in voller Höhe abziehbar |
| Verpflegungspauschale und Kilometergeld | Steuerfreie Erstattung plus steuerpflichtiger Mehrbetrag | Kürzung bei Mahlzeitengestellung und der steuerpflichtige Rest brauchen ein definiertes Ziel |
| Steuerbetrag je Position | Vorsteuer über den passenden Steuerschlüssel oder Aufwand | Inländische Vorsteuer ist abziehbar, ausländische nicht und wird getrennt kontiert |
| Firmenkreditkartenumsatz | Ausgleich über das Verrechnungskonto der Kreditkarte | Firmen- und privat verauslagte Umsätze buchen unterschiedlich |
| Reisekostenvorschuss | Vorschusskonto, durch die Abrechnung ausgeglichen | Verhindert doppelte Erstattung |
| Zahlungsanforderung aus Concur Invoice | Kreditorenbuchung auf dem Lieferantenkonto | Setzt Kreditorennummern voraus, die zu Ihren DATEV-Stammdaten passen |
| Zahlungsbestätigung | Ausgleich des Personen- oder Kreditorenkontos | Schließt den Kreis zwischen Genehmigung und Geldabfluss |
| Belegbild | Beleg in DATEV Unternehmen online | Hält die Buchung nach GoBD nachvollziehbar |

Konten, Steuerschlüssel, Kostenstellenlogik und die Zuordnung von Mitarbeitenden zu Personenkonten stimmen wir einmalig mit Ihrer Buchhaltung und Ihrem Steuerberater ab und hinterlegen sie in der Pipeline.

## Die Details, an denen einfache Exporte scheitern

Ein selbstgebauter Export aus Concur bringt die Summen ungefähr richtig und lässt die teuren Teile ungelöst:

- **Abrechnungen bleiben nicht stehen.** Eine Abrechnung kann zurückgewiesen, korrigiert und erneut genehmigt werden, nachdem sie bereits in einem Export aufgetaucht ist. Wer nur auf die Report-ID abstellt, verliert die Korrektur oder bucht sie doppelt. Die Pipeline verfolgt den Status je Abrechnung und Position, sodass aus einer Änderung eine Korrekturbuchung wird und keine zweite Buchung.
- **Inländische und ausländische Umsatzsteuer sind nicht dasselbe.** Aus der Hotelrechnung in München entsteht abziehbare Vorsteuer, aus derselben Übernachtung in Wien nicht, jedenfalls nicht in Ihrer deutschen Voranmeldung. Wer beides zieht, meldet zu viel Vorsteuer. Wer beides in den Aufwand bucht, verschenkt Geld.
- **Prozentsplits runden schlecht.** Eine Position, die zu 33 / 33 / 34 auf drei Kostenstellen verteilt wird, muss trotzdem exakt auf den Positionsbetrag aufgehen. Tut sie das nicht, weist DATEV den Import zurück, und zwar den gesamten Stapel und nicht die eine Zeile.
- **Bewirtung und Pauschalen sind Steuerrecht, keine Kategorien.** Der nicht abzugsfähige Bewirtungsanteil, die Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten und der steuerpflichtige Anteil oberhalb der gesetzlichen Sätze brauchen definierte Konten, sonst passen Lohnabrechnung und Jahresabschluss später nicht zusammen.
- **Kreditkartenumsätze werden leicht doppelt abgerechnet.** Ein von der Firma bezahlter Kartenumsatz ist keine Erstattung. Er wird gegen das Kartenverrechnungskonto ausgeglichen, und nur der privat verauslagte Teil erzeugt eine Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeitenden.
- **Der API-Zugriff ist kein Selbstläufer.** Die Concur-Schnittstellen sind paginiert, gedrosselt und mit rotierenden Tokens abgesichert. Ein einmal geschriebenes Skript funktioniert genau so lange, bis der Token-Refresh an einem Freitagabend ausfällt und es niemand merkt.
- **Ein Buchungsstapel ist ganz oder gar nicht.** Ein einziger ungültiger Steuerschlüssel oder ein Buchungsdatum außerhalb des Wirtschaftsjahres kippt den kompletten Import. Die Prüfung muss also vor dem Schreiben des Stapels stattfinden, nicht erst, wenn DATEV ihn ablehnt.

## Wie wir sie bauen und betreiben

Wir bauen das als Pipeline. Genehmigte Abrechnungen, Kartenumsätze, Zahlungsanforderungen und Zahlungsbestätigungen werden zeitgesteuert aus Concur abgeholt, gegen ein striktes Schema validiert, in Ihre abgestimmte DATEV-Kontierung überführt und als Buchungsstapel im DATEV-Format ausgegeben oder über die DATEV-Schnittstellen für Belege und Buchungsvorschläge geliefert, wo das besser zu Ihrem Ablauf passt. Belegbilder gehen mit, damit der Belegverweis in DATEV auf einen echten Beleg zeigt.

Jede Abrechnung und jede Position trägt eine stabile Kennung, und die Pipeline merkt sich, was sie bereits gebucht hat. Ein erneuter Lauf, ein Retry oder ein Nachholen nach einer Störung erzeugt nie eine zweite Buchung. Aus einer nachträglich geänderten Abrechnung wird eine Korrekturbuchung mit korrektem Datum statt einer stillen Überschreibung.

Betrieben wird das auf cloud-nativer, vollständig EU-gehosteter Infrastruktur. Reisedaten sind personenbezogene Daten, deshalb hält der Verbleib in der EU AVV und DSGVO-Dokumentation schlank.

Und dann halten wir sie am Laufen. Monitoring, Alerting, Incident Response und das Beobachten von Änderungen an den Concur- und DATEV-Schnittstellen liegen vertraglich bei uns, mit festem Ansprechpartner und SLA. Der Aufwand wird vorab zum Festpreis kalkuliert, Sie kennen die Kosten also, bevor die Schnittstelle existiert.

## Wann sich diese Anbindung lohnt

Wenn eine Handvoll Personen gelegentlich reist, alle Ausgaben im Inland anfallen und jemand die Abrechnungen an einem Nachmittag im Monat einbucht, brauchen Sie das nicht, und wir sagen Ihnen das auch. Die Anbindung lohnt sich, wenn Mitarbeiterzahl und Abrechnungsvolumen aus der Buchung eine mehrtägige Pflichtübung machen, wenn Auslandsreisen die steuerliche Behandlung uneinheitlich werden lassen, wenn die Kostenstellenauswertung wirklich stimmen muss statt ungefähr, oder wenn Ihr Finanzteam die erste Woche jedes Monats damit verbringt, Genehmigtes aus Concur mit tatsächlich Gebuchtem abzugleichen.

## Häufig gestellte Fragen

### Concur hat doch den Standard Accounting Extract. Warum reicht der nicht?

Der Extract ist eine Rohdatei mit Abrechnungs- und Positionszeilen, kein Buchungsstapel. Er kennt weder Ihren Kontenrahmen noch DATEV-Steuerschlüssel, weder KOST1 und KOST2 noch die Trennung von Aufwand, abziehbarer Vorsteuer und Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeitenden. Aus jedem Extract wird Handarbeit, Monat für Monat, mit denselben Zuordnungsentscheidungen. Die Anbindung hinterlegt diese Entscheidungen einmal und wendet sie danach automatisch an.

### Wie gehen Sie mit ausländischer Umsatzsteuer bei Reisekosten um?

Deutsche Vorsteuer aus einem Inlandsbeleg wird mit dem passenden Steuerschlüssel gebucht und ganz normal gezogen. Im Ausland ausgewiesene Umsatzsteuer gehört nicht in die deutsche Umsatzsteuervoranmeldung. Sie geht entweder in den Aufwand oder auf ein Forderungskonto, wenn Sie das Vorsteuervergütungsverfahren nutzen. Land und Erstattungsfähigkeit liefert die Steuerkonfiguration in Concur je Position, die Kontierung folgt daraus und nicht aus einer Einschätzung am Beleg.

### Werden Mitarbeitende als Kreditoren geführt oder läuft die Erstattung über die Lohnabrechnung?

Beides ist möglich, wir setzen das um, was Ihre Buchhaltung bereits nutzt. Verbreitet ist ein Personenkonto je Mitarbeitendem, das die Zahlungsbestätigung aus Concur später gegen die Bankbuchung ausgleicht. Läuft die Erstattung über die Lohnabrechnung, muss der steuerpflichtige Anteil von Verpflegungspauschalen und Kilometergeld als Lohnart übergeben werden, während der steuerfreie Teil weiterhin im Aufwand bleibt. Diese Aufteilung stimmen wir vor dem Bau mit Buchhaltung und Lohnbüro ab.

### Können Kostenstellen und Projekte mitgebucht werden?

Ja. Die Allocations aus Concur landen in den Feldern KOST1 und KOST2 des Buchungsstapels, auch bei prozentualen Aufteilungen einer einzelnen Position auf mehrere Kostenstellen. Die Rundung ist so gelöst, dass die Teilzeilen immer exakt auf den Positionsbetrag aufgehen. Genau daran scheitern selbstgebaute Importe meist schon bei der ersten Prüfung in DATEV.

### Wer betreibt die Schnittstelle nach dem Go-live?

Wir. Die Pipeline läuft auf cloud-nativer, vollständig EU-gehosteter Infrastruktur, die wir überwachen, mit Alerting und Incident Response im Vertrag. Ändert SAP eine Concur-API-Version oder DATEV ein Importformat, ist das unsere Arbeit und nicht die Überraschung, die Ihr Finanzteam am Abschlusstag entdeckt. Sie bekommen einen festen Ansprechpartner und ein SLA statt eines Skripts auf irgendeinem Laptop.

## Häufige Fehler

- [DATEV: Beraternummer nicht gefunden](https://seamless.engineering/de/fehler/datev-beraternummer-nicht-gefunden/)

## Verwandte Integrationen

- [Moss ↔ DATEV](https://seamless.engineering/de/integrations/moss-datev/): Moss DATEV Schnittstelle
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## Nach System

- [Alle Schnittstellen für SAP](https://seamless.engineering/de/integrations/sap/)
- [Alle Schnittstellen für DATEV](https://seamless.engineering/de/integrations/datev/)
- [DATEV API-Changelog](https://seamless.engineering/de/api-changelog/datev/): Keine Breaking Changes oder Deprecations in den letzten 90 Tagen

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