QuickBooks Schnittstellen

Was an QuickBooks angebunden wird

QuickBooks Online führt für viele kleine und wachsende Unternehmen Kunden, Rechnungen, Zahlungen und die Erlöskonten dahinter. Gewonnen und kassiert wird aber anderswo, QuickBooks nimmt also überwiegend Daten entgegen und meldet Status zurück.

Daraus ergeben sich die Anbindungen. Ein CRM übergibt gewonnene Deals als Rechnungen mit echten Artikeln und bekommt den Zahlungsstatus zurück, etwa bei HubSpot und QuickBooks oder QuickBooks und Salesforce. Ein Zahlungsdienstleister liefert Zahlungen, Erstattungen, Rückbuchungen und Auszahlungen, die einzeln gebucht werden müssen, damit die Eingänge zur Bank passen - siehe Stripe und QuickBooks. In beiden Richtungen ist QuickBooks die strengere Seite: Was es nicht zuordnen kann, weist es ab. Die Pipeline muss Datensätze also so vorbereiten, dass sie angenommen werden, statt es erst beim Monatsabschluss zu merken.

Woran QuickBooks-Anbindungen scheitern

• Anzeigenamen von Kunden müssen eindeutig sein. QuickBooks verlangt einen eindeutigen Anzeigenamen in der gesamten Firmendatei. Zwei CRM-Accounts mit gleichem Namen oder ein bestehender Kunde in leicht anderer Schreibweise werden beim Schreiben abgelehnt oder landen als Dubletten, die die offenen Posten aufteilen.
• Jede Rechnungsposition braucht einen echten Artikel. Positionen verweisen auf einen Artikel mit Erlöskonto. Ein Produkt, das es in QuickBooks nicht gibt, lässt die Rechnung scheitern. Unbekannte Positionen werden deshalb angehalten und gemeldet, nie auf einen Sammelartikel gebucht.
• Die Währung hängt am Kunden. Sobald ein Kunde Buchungen hat, ist seine Währung fest, und eine Rechnung in einer anderen Währung wird abgewiesen. Währung und gesperrte Perioden werden geprüft, bevor eine Rechnung überhaupt versucht wird.
• Updates brauchen Sorgfalt. Jede Entität trägt ein Versions-Token, das beim Update passen muss, und ein vollständiges Update behandelt fehlende Felder als leer. Teil-Updates mit erneutem Lesen und Wiederholen verhindern still gelöschte Adressen und Zahlungsbedingungen.
• Die Steuerlogik unterscheidet sich je Region. Eine US-Firma berechnet die Sales Tax selbst und überschreibt, was Sie senden. Britische und internationale Firmen erwarten Steuercodes und eine ausdrückliche Angabe, ob Beträge brutto oder netto sind.