Welche Felder verlangt lexoffice mindestens?

Name, Straße mit Hausnummer, Postleitzahl, Ort und ein gültiges Land. Firmenkunden brauchen zusätzlich einen Firmennamen, und bei steuerfreier innergemeinschaftlicher Lieferung eine USt-IdNr. im richtigen Feld. Ein Beleg ohne Land oder ohne Ort entsteht nicht, auch wenn der Shop die Bestellung angenommen hat.

Warum akzeptiert der Shop die Bestellung, lexoffice aber nicht?

Beide haben unterschiedliche Zwecke. Ein Shop will den Kaufabschluss nicht an einer fehlenden Angabe scheitern lassen und ist entsprechend nachsichtig. Ein Buchhaltungssystem erzeugt ein steuerlich relevantes Dokument und ist entsprechend streng. Die Lücke dazwischen ist genau der Punkt, an dem eine Schnittstelle Arbeit leisten muss.

Bei Amazon- und eBay-Bestellungen fehlen Adressteile. Was tun?

Marktplätze geben je nach Versandart und Zeitpunkt nur eingeschränkte Adressdaten heraus, teils anonymisierte Weiterleitungsadressen. Hier hilft kein Nachbessern im Beleg, sondern eine Entscheidung: welche Bestellungen übertragen werden, wann, und wie Sammelbuchungen behandelt werden, wo eine Einzeladresse fachlich gar nicht nötig ist.

Kann ich fehlende Adressen automatisch ergänzen lassen?

Ergänzen im Sinne von Erfinden wäre bei einem steuerlich relevanten Beleg das falsche Werkzeug. Sinnvoll ist, vorhandene Daten zu normalisieren: Ländercodes vereinheitlichen, Hausnummer von der Straße trennen, Firmennamen aus dem richtigen Feld ziehen. Was danach fehlt, gehört gemeldet.

Wie oft passiert das im Normalbetrieb?

Bei sauberem Checkout selten, aber nie null. Erfahrungsgemäß einzelne Bestellungen pro Monat, fast immer aus derselben Handvoll Ursachen. Der Aufwand liegt in der Entdeckung, nicht in der Menge.

Die Rechnungsadresse des Kunden enthält einen Fehler - lexoffice

Die Rechnungsadresse des Kunden enthält einen Fehler

Kurz gesagt

lexoffice prüft die Rechnungsadresse auf Vollständigkeit und Plausibilität. Fehlt ein Pflichtfeld, ist der Ländercode unbekannt oder passt die Postleitzahl nicht zum Land, entsteht kein Beleg. Bei Shop-Anbindungen liegt das selten an einem Tippfehler des Kunden. Shops lassen Bestellungen mit weniger Adressdaten zu, als lexoffice für einen Beleg verlangt, und Marktplätze geben Adressen teilweise anonymisiert heraus.

Was lexoffice prüft

Bevor ein Beleg entsteht, prüft lexoffice die Rechnungsadresse auf Vollständigkeit und innere Stimmigkeit. Konkret: Sind Name, Straße, Postleitzahl, Ort und Land vorhanden, ist das Land ein erkannter Wert, passt die Postleitzahl formal dazu, und liegt bei Firmenkunden ein Firmenname sowie eine eventuell vorhandene USt-IdNr. im dafür vorgesehenen Feld?

Fällt eine dieser Prüfungen durch, entsteht kein Beleg.

Warum der Shop großzügiger ist als die Buchhaltung

Ein Shop ist darauf optimiert, dass eine Bestellung zustande kommt. Er nimmt unvollständige oder unsaubere Adressen an, weil ein abgebrochener Checkout teurer ist als eine Adresse, die später korrigiert wird. lexoffice erzeugt ein steuerlich relevantes Dokument und muss streng sein.

Beide verhalten sich richtig. Die Lücke dazwischen zu schließen ist die eigentliche Aufgabe der Schnittstelle: Aus etwas, das für einen Kaufabschluss reichte, etwas machen, das für einen Beleg reicht, und melden, wenn das nicht geht.

Die häufigsten Auslöser

Auslöser	Was fehlt oder kollidiert
Gastbestellung ohne vollständige Anschrift	Meist Firmenname oder Adresszusatz
Marktplatzbestellung (Amazon, eBay)	Anonymisierte oder verkürzte Adressdaten
Abweichende Liefer- und Rechnungsadresse	Der Export nimmt die falsche der beiden
Land als Klartext statt Ländercode	”Deutschland” statt “DE”
Hausnummer im eigenen Feld	Shop und Buchhaltung trennen unterschiedlich
USt-IdNr. im Notizfeld	Wird nicht als Steuermerkmal erkannt
Sehr lange Namens- oder Straßenangaben	Feldlängenbegrenzung im Zielsystem

Prüfreihenfolge

Öffnen Sie die betroffene Bestellung im Shop und sehen Sie sich die Rechnungsadresse an, nicht die Lieferadresse. Prüfen Sie das Land in genau der Schreibweise, die übertragen wird.

Klären Sie dann, ob es sich um einen Firmenkunden handelt. Bei Firmenkunden fehlt oft der Firmenname im dafür vorgesehenen Feld, weil er im Namensfeld steht, und das sieht in der Bestellansicht vollständig aus. Achten Sie außerdem auf die USt-IdNr., wenn es eine steuerfreie EU-Lieferung sein soll: Steht sie im falschen Feld, wird sie nicht erkannt, und der Beleg scheitert dann aus einem ganz anderen Grund als dem, den Sie gerade suchen.

Zuletzt ins Protokoll der Übertragung sehen. Dort steht meist, welches Feld beanstandet wurde.

Was wir dagegen tun

Ein großer Teil dieser Fehler verschwindet durch Normalisierung vor der Übertragung: Ländercodes vereinheitlichen, Adressteile trennen, Firmennamen aus dem richtigen Feld lesen. Ohne dass jemand etwas von Hand anfasst.

Was danach fehlt, melden wir, statt es zu erfinden. Bei einem steuerlich relevanten Beleg ist Raten die schlechteste verfügbare Option. Der betroffene Beleg wird zurückgehalten, der Rest des Tages läuft durch.

Wie mit Marktplatzbestellungen und ihren eingeschränkten Adressdaten umzugehen ist, klären wir einmal mit Ihnen und Ihrer Kanzlei und wenden es dann konsistent an. Sie erfahren von einer unvollständigen Bestellung an dem Tag, an dem sie eingeht.

Häufig gestellte Fragen

Welche Felder verlangt lexoffice mindestens?: Name, Straße mit Hausnummer, Postleitzahl, Ort und ein gültiges Land. Firmenkunden brauchen zusätzlich einen Firmennamen, und bei steuerfreier innergemeinschaftlicher Lieferung eine USt-IdNr. im richtigen Feld. Ein Beleg ohne Land oder ohne Ort entsteht nicht, auch wenn der Shop die Bestellung angenommen hat.
Warum akzeptiert der Shop die Bestellung, lexoffice aber nicht?: Beide haben unterschiedliche Zwecke. Ein Shop will den Kaufabschluss nicht an einer fehlenden Angabe scheitern lassen und ist entsprechend nachsichtig. Ein Buchhaltungssystem erzeugt ein steuerlich relevantes Dokument und ist entsprechend streng. Die Lücke dazwischen ist genau der Punkt, an dem eine Schnittstelle Arbeit leisten muss.
Bei Amazon- und eBay-Bestellungen fehlen Adressteile. Was tun?: Marktplätze geben je nach Versandart und Zeitpunkt nur eingeschränkte Adressdaten heraus, teils anonymisierte Weiterleitungsadressen. Hier hilft kein Nachbessern im Beleg, sondern eine Entscheidung: welche Bestellungen übertragen werden, wann, und wie Sammelbuchungen behandelt werden, wo eine Einzeladresse fachlich gar nicht nötig ist.
Kann ich fehlende Adressen automatisch ergänzen lassen?: Ergänzen im Sinne von Erfinden wäre bei einem steuerlich relevanten Beleg das falsche Werkzeug. Sinnvoll ist, vorhandene Daten zu normalisieren: Ländercodes vereinheitlichen, Hausnummer von der Straße trennen, Firmennamen aus dem richtigen Feld ziehen. Was danach fehlt, gehört gemeldet.
Wie oft passiert das im Normalbetrieb?: Bei sauberem Checkout selten, aber nie null. Erfahrungsgemäß einzelne Bestellungen pro Monat, fast immer aus derselben Handvoll Ursachen. Der Aufwand liegt in der Entdeckung, nicht in der Menge.

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