Welche drei Stellen sind gemeint?

Die Steuereinstellungen im Shop, die bestimmen, welcher Satz auf eine Bestellung tatsächlich angewendet wird. Die Einstellungen der Übertragungs-App, die entscheidet, wie aus einem Vorgang ein Beleg wird. Und die Steuerkonfiguration in lexoffice selbst, also Kleinunternehmerregelung, OSS-Teilnahme und die hinterlegten Sätze. Weicht eine davon ab, entsteht ein Widerspruch, den lexoffice zurückweist.

Kann ich die betroffenen Bestellungen nachträglich übertragen?

Nur wenn die Steuerdaten in der Bestellung selbst stimmen. Wurden sie schon im Shop falsch berechnet, hilft auch eine erneute Übertragung nicht: Die Steuer gehört zur Bestellung, nicht zum Beleg. Diese Belege legen Sie in lexoffice von Hand an. Reparieren lassen sich nur die Einstellungen für künftige Bestellungen.

Wir nehmen am OSS-Verfahren teil. Was ist da anders?

Für Verkäufe an Endkunden in anderen EU-Ländern gilt der Steuersatz des Bestimmungslandes. Der Shop muss diesen Satz also bereits richtig anwenden, die App muss OSS aktiviert haben, und lexoffice muss als Teilnehmer konfiguriert sein. Fehlt eines davon, entsteht genau dieser Fehler, meist beim ersten Verkauf in ein Land, in das vorher nie geliefert wurde.

Wir sind Kleinunternehmer. Warum betrifft uns das?

Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Berechnet der Shop trotzdem Steuer oder geht die App von steuerpflichtigen Belegen aus, widerspricht das der Konfiguration in lexoffice. Die Regelung muss an allen drei Stellen gesetzt sein.

Wie verhindern Sie, dass so etwas monatelang unbemerkt läuft?

Wir leiten die steuerliche Konstellation aus der Bestellung ab und prüfen sie vor der Übertragung, statt sie durchzureichen. Passt ein Vorgang nicht zur hinterlegten Konfiguration, halten wir diesen einen Beleg zurück und melden ihn am selben Tag. Ohne solche Prüfung merken Sie es beim Abschluss, und dann liegen Wochen dazwischen.

Deine Steuereinstellungen sind fehlerhaft - lexoffice

Deine Steuereinstellungen sind fehlerhaft

Kurz gesagt

Die Meldung erscheint, wenn Shop, Übertragungs-App und lexoffice unterschiedliche steuerliche Annahmen treffen. Entscheidend ist dabei: Die Steuer wird im Shop berechnet, nicht bei der Übertragung. Steht sie in der Bestellung schon falsch, kann keine nachgelagerte App daraus noch einen korrekten Beleg machen. Sie bringen die Einstellungen an allen drei Stellen in Übereinstimmung und arbeiten die betroffenen Belege danach von Hand nach, weil rückwirkend nichts korrigiert wird.

Der Satz klingt so, als sei irgendwo eine Einstellung falsch. Tatsächlich widersprechen sich mehrere, und deshalb ist der Fehler so zäh.

Damit ein Beleg entsteht, müssen drei Konfigurationen dieselbe Annahme treffen:

Stelle	Entscheidet über
Shop	Welcher Steuersatz auf die Bestellung angewendet wird
Übertragungs-App	Wie der Vorgang in einen Beleg übersetzt wird, ob OSS aktiv ist, wie steuerfreie Fälle behandelt werden
lexoffice	Kleinunternehmerregelung, OSS-Teilnahme, verfügbare Steuersätze

Weichen sie voneinander ab, entsteht ein Beleg, den lexoffice nicht annehmen kann.

Der Punkt, der die meiste Zeit kostet

Die Steuer wird im Shop berechnet.

An diesem Satz entscheidet sich, ob Sie den Fehler in zehn Minuten oder in zwei Tagen lösen. Wurde eine Bestellung mit dem falschen Steuersatz erfasst, gehört dieser Satz zur Bestellung. Die Übertragungs-App liest ihn. Sie erfindet ihn nicht.

Daraus folgt etwas, das viele erst nach dem dritten Versuch akzeptieren: Sie können die Einstellungen korrigieren, und die bereits falsch erfassten Bestellungen bleiben trotzdem falsch. Für die betroffenen Belege bleibt Handarbeit in lexoffice.

Die praktische Rechnung dahinter ist unangenehm. Je später Sie den Fehler bemerken, desto mehr Belege arbeiten Sie nach. Bei einem Shop mit dreistelligen Bestellzahlen pro Monat liegen zwischen “am nächsten Tag bemerkt” und “beim Quartalsabschluss bemerkt” ungefähr ein Vormittag und eine Woche.

Prüfreihenfolge

Sehen Sie zuerst im Shop nach, was die betroffene Bestellung tatsächlich an Steuer trägt, nicht was sie tragen sollte. Das ist Ihre Ausgangslage.

Prüfen Sie dann, ob es ein Sonderfall ist. Erste Lieferung in ein neues EU-Land, erste steuerfreie B2B-Bestellung, erster Drittlandverkauf. Fast immer ist es ein Fall, den es vorher noch nie gab, und das grenzt die Suche sofort ein.

Danach gleichen Sie Kleinunternehmerregelung und OSS-Status an allen drei Stellen ab, soweit sie für Sie gelten. Und sehen Sie ins Protokoll der App: Dort steht die Rückmeldung von lexoffice, warum ein Beleg nicht angelegt wurde, und die ist deutlich konkreter als die Sammelmeldung in der Oberfläche. Erst danach ändern Sie Einstellungen und arbeiten die zurückliegenden Belege getrennt nach.

Warum das strukturell passiert

Drei Systeme speichern dieselbe steuerliche Wahrheit getrennt voneinander, und keines ist dafür zuständig, dass sie übereinstimmen. Solange sich am Geschäft nichts ändert, fällt das nicht auf. Es fällt in dem Moment auf, in dem eine Lieferschwelle überschritten wird, ein B2B-Kunde zum ersten Mal mit USt-IdNr. bestellt, oder ein Verkauf nach Norwegen geht.

Bei uns wird der steuerliche Sachverhalt deshalb abgeleitet und nicht durchgereicht. Aus Lieferland, Kundentyp und Vorhandensein einer USt-IdNr. ergibt sich die erwartete Behandlung, und eine Bestellung, die davon abweicht, ist ein Befund. Ein widersprüchlicher Vorgang blockiert dabei nicht die anderen: Der betroffene Beleg wird zurückgehalten, der Rest läuft weiter.

Die Meldung kommt am selben Tag. Das entscheidet darüber, ob Sie einen Beleg nacharbeiten oder siebzig.

Wenn Shopify oder lexoffice ihre Steuerfelder umstellen, sehen wir das außerdem an der Schnittstelle, bevor die erste Bestellung darüber stolpert. Das ist auch der ehrliche Unterschied zu einer App aus einem Store. Eine App überträgt, was sie bekommt. Wir sind dafür verantwortlich, dass das, was ankommt, stimmt.

Häufig gestellte Fragen

Welche drei Stellen sind gemeint?: Die Steuereinstellungen im Shop, die bestimmen, welcher Satz auf eine Bestellung tatsächlich angewendet wird. Die Einstellungen der Übertragungs-App, die entscheidet, wie aus einem Vorgang ein Beleg wird. Und die Steuerkonfiguration in lexoffice selbst, also Kleinunternehmerregelung, OSS-Teilnahme und die hinterlegten Sätze. Weicht eine davon ab, entsteht ein Widerspruch, den lexoffice zurückweist.
Kann ich die betroffenen Bestellungen nachträglich übertragen?: Nur wenn die Steuerdaten in der Bestellung selbst stimmen. Wurden sie schon im Shop falsch berechnet, hilft auch eine erneute Übertragung nicht: Die Steuer gehört zur Bestellung, nicht zum Beleg. Diese Belege legen Sie in lexoffice von Hand an. Reparieren lassen sich nur die Einstellungen für künftige Bestellungen.
Wir nehmen am OSS-Verfahren teil. Was ist da anders?: Für Verkäufe an Endkunden in anderen EU-Ländern gilt der Steuersatz des Bestimmungslandes. Der Shop muss diesen Satz also bereits richtig anwenden, die App muss OSS aktiviert haben, und lexoffice muss als Teilnehmer konfiguriert sein. Fehlt eines davon, entsteht genau dieser Fehler, meist beim ersten Verkauf in ein Land, in das vorher nie geliefert wurde.
Wir sind Kleinunternehmer. Warum betrifft uns das?: Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Berechnet der Shop trotzdem Steuer oder geht die App von steuerpflichtigen Belegen aus, widerspricht das der Konfiguration in lexoffice. Die Regelung muss an allen drei Stellen gesetzt sein.
Wie verhindern Sie, dass so etwas monatelang unbemerkt läuft?: Wir leiten die steuerliche Konstellation aus der Bestellung ab und prüfen sie vor der Übertragung, statt sie durchzureichen. Passt ein Vorgang nicht zur hinterlegten Konfiguration, halten wir diesen einen Beleg zurück und melden ihn am selben Tag. Ohne solche Prüfung merken Sie es beim Abschluss, und dann liegen Wochen dazwischen.

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