Factorial DATEV Schnittstelle

Was eine Factorial-DATEV-Anbindung wirklich leistet

In Factorial liegen Ihre Personaldaten - wer eingetreten ist, wer gegangen ist, wer Rolle oder Gehalt gewechselt hat, wer an welchen Tagen krank war, wer Überstunden gemacht hat, wem in diesem Monat ein Bonus oder eine Spesenerstattung zusteht. DATEV und das Lohnbüro (die Kanzlei oder der Steuerberater), das in DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt arbeitet, braucht davon nur einen Ausschnitt, aber präzise: Stammdaten für den Personaldatensatz und Bewegungsdaten für die variablen Bestandteile des aktuellen Laufs.

Zwischen einem HR-System, das alles erfasst, und einem Abrechnungssystem, das nur die lohnrelevanten Änderungen dieses Monats will, steckt die Handarbeit. Eine Factorial-DATEV-Anbindung schließt diese Lücke: Sie liest die relevanten Änderungen und Periodendaten aus Factorial, mappt sie auf die Personalnummern, Lohnarten und Fehlzeitenschlüssel Ihres Lohnbüros und übergibt DATEV einen sauberen Import, den Ihr Lohnbüro einliest, ohne eine einzige Zahl neu einzutippen.

Welche Daten fließen

Objekt / Vorgang in Factorial	Wird in DATEV zu	Hinweis
Eintritt / Onboarding	Neuer Personalstammdatensatz	Personalnummer vergeben oder zugeordnet; Eintrittsdatum, Steuer- und SV-Felder
Austritt / Offboarding	Datensatz mit Austrittsdatum	Steuert Schlussabrechnung und Abmeldung auf der Lohnseite
Gehalts- oder Vertragsänderung	Aktualisierte Stammdaten	Gültig-ab-Datum muss im richtigen Abrechnungszeitraum landen
Bank- / Adressänderung	Aktualisierte Stammdaten	Sensible Felder; vor dem Live-Lauf validiert
Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, unbezahlt, Elternzeit)	Fehlzeitenschlüssel / Lohnart in Bewegungsdaten	Nach Entgeltfortzahlungs- und Zuschussregeln gemappt, auf die Periode datiert
Überstunden & Zeiterfassung	Variable Lohnart (Bewegungsdaten)	Je Mitarbeiter und Periode aggregiert, keine Rohstempelungen
Zulagen, Boni, Einmalzahlungen	Zugeordnete Lohnart	Jeder Factorial-Bestandteil auf eine konkrete DATEV-Lohnart-Nummer gemappt
Spesenerstattungen	Steuerfreie / steuerpflichtige Lohnart je nach Fall	Kontiert nach der Behandlung, die Ihr Lohnbüro festlegt

Das Personalnummern-Mapping, den Lohnarten-Katalog und die Fehlzeitenschlüssel stimmen wir einmalig mit Ihrem Lohnbüro ab und hinterlegen sie in der Pipeline. Danach ordnet sie niemand mehr jeden Monat von Hand zu.

Die Details, an denen einfache Exporte scheitern

Ein generischer Export oder ein einmaliges Skript liefert die meisten Felder und lässt den teuren, fehleranfälligen Teil auf Ihrem Schreibtisch liegen:

• Personalnummern-Zuordnung. Die interne Mitarbeiter-ID aus Factorial ist nicht Ihre DATEV-Personalnummer. Ohne eine stabile, gepflegte Zuordnung splittet ein Wiedereintritt oder ein doppelter Datensatz eine Person still in zwei Lohnkonten. Die Pipeline hält dieses Mapping vor und rät nicht.
• Lohnarten-Mapping. Eine Provision, eine Schichtzulage, ein geldwerter Vorteil und ein Einmalbonus sind vier verschiedene Lohnarten, und die Nummern sind spezifisch für das Setup Ihres Lohnbüros. Ein Standard-Export wirft sie zusammen oder verliert sie.
• Abwesenheitslogik. Krankheit innerhalb der sechswöchigen Entgeltfortzahlung wird ab dem 43. Tag anders behandelt; Krankengeldzuschuss, Elternzeit und unbezahlter Urlaub mappen jeweils auf andere Schlüssel. Daten und die Entgeltfortzahlungsgrenze müssen exakt stimmen.
• Der Stichtag ist real. Die Abrechnung schließt an einem Datum, Factorial nicht. Änderungen nach dem Stichtag gehören als Rückrechnung in den nächsten Lauf, nicht als Korrektur eines bereits ausgezahlten Monats.
• Stammdaten versus Bewegungsdaten. LODAS und Lohn und Gehalt trennen den festen Personaldatensatz von den variablen Daten der Periode und importieren über unterschiedliche Strukturen. Alles als einen Block zu schicken, lässt den Import auf der Kanzleiseite scheitern.
• Idempotenz. Wird ein naiver Export erneut ausgeführt, sind die Abwesenheiten und Zahlungen eines Monats doppelt übermittelt. Die Pipeline weiß, was sie für eine Periode bereits gesendet hat, und überträgt es nie ein zweites Mal.

Wie wir sie bauen und betreiben

Wir behandeln das als wiederkehrende Pipeline, nicht als monatliche Handarbeit. Personaländerungen und Periodendaten werden zeitgesteuert (oder per Webhook, wo es hilft) aus Factorial abgeholt, validiert, in die Personalnummern, Lohnarten und Fehlzeitenschlüssel Ihres Lohnbüros überführt und als DATEV-Stammdaten- und -Bewegungsdaten-Import ausgegeben - in der LODAS- oder Lohn-und-Gehalt-Struktur, die Ihr Lohnbüro einliest.

Die Pipeline ist idempotent: Jeder Mitarbeiter und jede Periode trägt eine stabile Kennung, sodass ein erneuter Lauf nie Abwesenheiten oder Zahlungen doppelt bucht. Sie läuft auf cloud-nativer, vollständig EU-gehosteter AWS-Infrastruktur - Gehalts-, Bank- und krankheitsbezogene Fehlzeitendaten verlassen die EU nicht, was AVV und DSGVO gegenüber Ihrem Lohnbüro für einen wirklich sensiblen Datenbestand sauber hält.

Und dann halten wir sie am Laufen. Monitoring, Alerting, Incident Response und - entscheidend - das Beobachten von Schnittstellenänderungen bei Factorial und DATEV liegen vertraglich bei uns, mit festem Ansprechpartner und SLA. Der Abrechnungstag hängt nicht mehr daran, dass jemand an einen Export denkt und ihn hinterher bereinigt.

Wann sich diese Anbindung lohnt

Wenn Sie ein kleines, stabiles Team führen, in dem sich pro Monat eine Handvoll Felder ändert, ist der Factorial-Export plus ein paar Minuten Handarbeit völlig in Ordnung - und das sagen wir Ihnen auch. Die Anbindung lohnt sich, wenn Belegschaft und Fluktuation wachsen, wenn variable Vergütung, Zulagen und gemischte Abwesenheitsarten jeden Lauf zur Mapping-Übung machen, wenn Eintritte und Austritte mitten in der Periode kommen, oder wenn Ihr Lohnbüro Ihnen berechnet, Exporte zu bereinigen, die eine Pipeline von vornherein korrekt hätte liefern sollen.