Hat Personio nicht längst einen DATEV-Export an Bord?

Hat es - und bei kleiner, stabiler Belegschaft reicht dieser Export auch. Was er nicht tut: sich selbst ausführen, abgleichen, welche Änderungen bereits in DATEV angekommen sind, oder die Abbildung von Lohnarten und Fehlzeitenschlüsseln pflegen, während Ihre Lohnbestandteile wachsen. Der native Export ist eine Datei, die jemand monatlich herunterlädt und übergibt. Die Anbindung macht daraus eine automatisierte, überwachte Lieferung mit einer stabilen Zuordnung, auf die sich Ihre Kanzlei Lauf für Lauf verlassen kann.

In welches DATEV-Format liefern Sie - LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt?

In das, mit dem Ihre Abrechnung läuft. Beide Produkte nutzen unterschiedliche Importstrukturen. Wir stimmen das Ziel vorab mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Inhouse-Lohnbuchhaltung ab und erzeugen das passende Format mit korrekter Berater- und Mandantennummer. Stamm- und Bewegungsdaten liefern wir so, dass DATEV sie ohne Nacharbeit auf deren Seite sauber importieren kann.

Wem gehören die Personalstammdaten - Personio oder DATEV?

Das muss vor jeder Automatisierung feldweise entschieden werden und ist die wichtigste Design-Entscheidung überhaupt. Meist ist Personio die führende Quelle für Name, Adresse, Ein- und Austrittsdatum, Gehalt und IBAN. Einzelne reine Abrechnungsfelder - Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Konfession - liegen manchmal bei der Kanzlei. Wir bilden die Hoheit Feld für Feld ab, damit die Pipeline nie einen Wert überschreibt, der zu Recht in DATEV gepflegt wird.

Wie werden Fehlzeiten behandelt - entscheidet Personio über die Lohnfortzahlung?

Nein. Personio erfasst die Fehlzeit, DATEV entscheidet über die Lohnwirkung. Wir bilden jeden Personio-Abwesenheitstyp auf den korrekten DATEV-Fehlzeitenschlüssel ab, sodass Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, unbezahlte Freistellung, Urlaub und Elternzeit jeweils den richtigen Schlüssel tragen. DATEV wendet dann die Regeln zu Entgeltfortzahlung und Sozialversicherung an. Ein falscher Schlüssel ist genau das, was eine falsche Abrechnung erzeugt.

Was passiert mit Änderungen nach dem Abrechnungsschluss?

Sie landen in der richtigen Periode, nicht stillschweigend im laufenden Lauf. Die Abrechnung schließt in der Monatsmitte; eine Gehaltserhöhung oder eine neue IBAN, die nach dem Schluss erfasst wird, gehört in die nächste Abrechnungsperiode, und eine rückdatierte Änderung kann eine Rückrechnung auslösen. Die Pipeline ist delta- und stichtagsbewusst und hält späte Änderungen für die Folgeperiode zurück oder markiert sie - statt sie halb in einen bereits geschlossenen Lauf zu spülen.

Personio DATEV Lohn und Gehalt Schnittstelle

Was eine Anbindung von Personio an DATEV Lohn und Gehalt wirklich leistet

Personio führt die aktuelle Wahrheit über Ihre Belegschaft - wer eingetreten ist, wer gegangen ist, wer umgezogen ist, wer eine Gehaltserhöhung bekommen hat, wer eine Woche krank war, wem eine Einmalzahlung zusteht. DATEV Lohn und Gehalt ist der Ort, an dem diese Wahrheit zur Abrechnung wird: Dort werden Lohnsteuer, Sozialversicherung und Nettobezug berechnet, in aller Regel durch Ihren Steuerberater.

Beide Systeme haben verschiedene Aufgaben, und keines rechnet für das andere. Personio berechnet keine Löhne, DATEV verwaltet kein Personal. Dazwischen liegt eine monatliche Übergabe von Daten - Stammdaten und die variablen Bewegungen des Monats - die vollständig, korrekt zugeordnet und vor dem Abrechnungsschluss ankommen muss. Eine Anbindung von Personio an DATEV Lohn und Gehalt automatisiert diese Übergabe: Sie liest die relevanten Änderungen aus Personio, bildet sie auf die Lohnarten und Fehlzeitenschlüssel Ihrer Abrechnung ab und liefert sie als sauberen Import in DATEV, den Ihre Lohnbuchhaltung nie wieder abtippen muss.

Welche Daten fließen

Vorgang in Personio	Wird in DATEV Lohn und Gehalt zu	Hinweis
Personalstammdaten	Personalstammdaten	Name, Adresse, Geburtsdatum, Ein-/Austrittsdatum; per Personalnummer zugeordnet
Eintritt	Neuer Personaldatensatz + Eintrittsdatum	Steuerklasse, SV-Nummer und Krankenkasse müssen vor dem ersten Lauf vollständig sein
Austritt	Austrittsdatensatz + Austrittsdatum	Steuert Schlussabrechnung und SV-Abmeldung
Laufende Vergütung (Gehalt, Stundenlohn)	Laufende Lohnarten	Personio-Lohnbestandteile werden auf Ihre mandantenspezifischen Lohnartnummern abgebildet
Einmalzahlungen, Boni, Provisionen	Variable Bewegungsdaten	Einmalbezüge, die in der richtigen Abrechnungsperiode landen müssen
Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub, unbezahlt, Elternzeit)	Fehlzeitenschlüssel	Entgeltfortzahlung oder unbezahlt entscheidet über die Lohnfortzahlung
Bankverbindung (IBAN)	Zahlungsstammdaten	Eine Änderung ist ein stichtagskritisches Stammdaten-Delta
Kostenstelle	Kostenstelle	Für Lohnjournal und Kostenverrechnung

Die konkreten Lohnartnummern, Fehlzeitenschlüssel und die Feldhoheit stimmen wir einmalig mit Ihrer Lohnbuchhaltung ab und hinterlegen sie in der Pipeline. Danach ordnet sie niemand mehr von Hand zu.

Die Details, an denen einfache Exporte scheitern

Der native Personio-Export bringt Sie fast ans Ziel und lässt den teuren Teil auf Ihrem Schreibtisch liegen:

Personalnummern-Zuordnung. Personio und DATEV führen jeweils eigene Personenkennungen, und die Abrechnung scheitert leise, wenn sie auseinanderlaufen. Die Pipeline gleicht über die vereinbarte Personalnummer ab und verweigert es, eine Dublette anzulegen oder eine Änderung der falschen Person zuzuordnen.
Lohnarten-Abbildung. Grundgehalt, eine Schichtzulage, eine Provision und ein geldwerter Vorteil aus einem Firmenwagen sind vier verschiedene DATEV-Lohnarten, mandantenspezifisch nummeriert. Ein generischer Export kann Ihr Schema nicht kennen; die Zuordnung muss definiert und dann stabil gehalten werden.
Fehlzeitenschlüssel statt bloßer Fehlzeiten. DATEV muss wissen, ob ein Krankheitstag Entgeltfortzahlung, unbezahlt, Urlaub oder Elternzeit ist, denn jedes hat eine andere Lohn- und SV-Wirkung. Die Fehlzeit ohne den richtigen Schlüssel zu übergeben, erzeugt eine falsche Abrechnung.
Stammdaten gegen Bewegungsdaten. Stammdatenänderungen (Adresse, Steuerklasse, IBAN) und die Bewegungsdaten des Monats laufen über verschiedene Importwege und haben verschiedene Stichtagsempfindlichkeiten. Wer sie als eine flache Datei behandelt, sorgt dafür, dass eine Gehaltserhöhung aus der Monatsmitte in der falschen Periode landet.
Feldhoheit. Wenn Krankenkasse oder Sozialversicherungsnummer von der Kanzlei gepflegt werden, darf die Pipeline sie nie aus Personio überschreiben. Die Hoheit wird feldweise entschieden, nicht systemweise.
Abrechnungsschluss und Rückrechnung. Die Abrechnung schließt zu einem Stichtag. Eine danach erfasste Änderung gehört in die nächste Abrechnungsperiode, und eine rückdatierte Korrektur kann eine Rückrechnung erfordern. Delta- und Stichtagslogik muss in der Pipeline liegen, nicht im Gedächtnis eines Mitarbeiters.

Wie wir sie bauen und betreiben

Wir behandeln das als Pipeline, nicht als monatlichen Dateiexport. Änderungen in Personio - Eintritte, Austritte, Stammdatenpflege, laufende Vergütung, Einmalzahlungen und Fehlzeiten - werden zeitgesteuert und am Abrechnungsschluss ausgerichtet abgeholt, validiert, auf Ihre abgestimmten Lohnarten und Fehlzeitenschlüssel abgebildet und in DATEV Lohn und Gehalt (oder LODAS) in dem Format geliefert, das Ihre Abrechnung importiert - mit korrekter Berater- und Mandantennummer.

Die Pipeline ist delta-fähig und idempotent: Jeder Personio-Datensatz trägt eine stabile Kennung, sodass ein erneuter Lauf nie einen doppelten Mitarbeiter anlegt oder einen Lohnbestandteil doppelt bucht. Sie läuft auf cloud-nativer, vollständig EU-gehosteter AWS-Infrastruktur - Personaldaten, die klar DSGVO-relevante personenbezogene Daten sind, verlassen die EU nicht. Das hält AVV und DSGVO gegenüber Ihrem Steuerberater sauber.

Und dann halten wir sie am Laufen. Monitoring, Alerting, Incident Response und - entscheidend - das Beobachten von API- und Formatänderungen bei Personio und DATEV liegen vertraglich bei uns. Sie bekommen einen festen Ansprechpartner und ein SLA, sodass die Abrechnung nicht mehr daran hängt, dass eine Person vor dem Stichtag an einen Export denkt.

Wann sich diese Anbindung lohnt

Wenn Sie ein kleines, stabiles Team mit einem einzigen Vergütungsschema und wenigen monatlichen Änderungen führen, ist der native Personio-Export völlig in Ordnung - und wir sagen Ihnen das auch. Die Anbindung lohnt sich, wenn Belegschaft und Fluktuation steigen, wenn Ihre Lohnarten und Zusatzleistungen komplex werden, wenn Fehlzeiten und Stichtage jeden Monat zur manuellen Abstimmung machen, oder wenn eine übersehene Änderung dazu führt, dass eine Kollegin falsch bezahlt wird und jemand einen Tag mit einer Rückrechnung verbringt. Ab diesem Punkt ist eine überwachte, sauber abgebildete, betriebene Pipeline günstiger als die Fehler, die sie verhindert.