Kurz gesagt Eine sevDesk-DATEV-Schnittstelle macht aus Ausgangsrechnungen, Eingangsbelegen, Kontakten und zugeordneten Zahlungen einen Buchungsstapel im DATEV-Format, den Ihre Kanzlei direkt importiert - mit sevDesk-Buchungskonten, die auf Ihre Sachkonten in SKR03 oder SKR04 gemappt sind, korrekten BU-Schlüsseln, stabilen Debitoren- und Kreditorennummern und Belegbildern, die an der zugehörigen Buchung hängen. Statt eines monatlichen ZIP-Downloads läuft das zeitgesteuert, überträgt nur Geändertes und bucht keinen Beleg zweimal.
Was eine sevDesk-DATEV-Schnittstelle wirklich leistet
In sevDesk passiert das operative Geschäft: Rechnungen gehen raus, Lieferantenbelege werden erfasst und kategorisiert, Zahlungen werden zugeordnet. In DATEV macht die Kanzlei die Buchhaltung - Umsatzsteuervoranmeldung, laufende Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss. Beide Systeme kennen dieselben Geschäftsvorfälle, beschreiben sie aber völlig unterschiedlich.
sevDesk denkt in Dokumenten: eine Rechnung mit Positionen, ein Beleg mit Buchungskonto, ein Kontakt mit Kundennummer. DATEV denkt in Buchungssätzen: Konto und Gegenkonto, BU-Schlüssel, Belegfeld, Belegdatum, Debitor oder Kreditor. sevDesk bringt zwar einen DATEV-Export mit, aber der erzeugt eine Datei, die anschließend jemand weiterleiten muss.
Eine sevDesk-DATEV-Schnittstelle schließt diese Lücke laufend: Sie liest, was sich in sevDesk geändert hat, wendet die mit Ihrem Steuerberater abgestimmte Kontierungslogik an und übergibt DATEV einen sauberen Buchungsstapel samt passender Belegbilder - ohne dass jemand ein ZIP herunterlädt.
Welche Daten fließen
| Objekt / Vorgang in sevDesk | Wird in DATEV zu | Hinweis |
|---|
| Ausgangsrechnung | Erlösbuchung auf einen Debitor | Nach Steuersatz je Position getrennt; Rechnungsnummer geht ins Belegfeld 1 |
| Stornorechnung | Stornobuchung | Eigener Buchungssatz mit eigenem Datum, keine Löschung des Originals |
| Eingangsbeleg | Aufwandsbuchung auf einen Kreditor | sevDesk-Buchungskonto auf Ihr Aufwandskonto in SKR03 / SKR04 gemappt |
| Kontakt (Kunde / Lieferant) | Debitoren- / Kreditorenstammsatz | Personenkonto aus dem mit der Kanzlei vereinbarten Nummernkreis |
| Zahlung / Teilzahlung | Bank- oder Geldtransitbuchung | Skonto, Gebühren und Rundungsdifferenzen als eigene Zeilen |
| Belegbild | Dokument in DATEV Unternehmen online | Mit der Buchung verknüpft, damit Beleg und Buchungssatz zusammenbleiben |
| Lauf wiederkehrender Rechnungen | Normale Erlösbuchungen | Gebucht werden nur die erzeugten Belege, nie die Vorlage |
Kontonummern, Steuerschlüssel und Nummernkreise stimmen wir einmalig mit Ihrem Steuerberater ab und hinterlegen sie in der Pipeline. Danach ordnet sie niemand mehr von Hand zu.
Die Details, an denen einfache Exporte scheitern
- sevDesk-Buchungskonten sind keine DATEV-Sachkonten. Die Kategorien, die Sie in sevDesk auswählen, sind sevDesks eigene Systematik. Sie müssen auf die tatsächlichen Sachkonten Ihres SKR03 oder SKR04 übersetzt werden - inklusive der Konten, die Ihre Kanzlei individuell angelegt hat. Eine Standardzuordnung bucht die Hälfte Ihrer Aufwendungen still an die falsche Stelle.
- Personenkonten laufen auseinander. Die Kundennummer in sevDesk ist optional und frei befüllbar. Steuert sie das Debitorenkonto, entsteht aus einem Tippfehler ein zweites Konto für denselben Kunden, und die Offene-Posten-Liste stimmt nicht mehr. Die Zuordnung gehört in die Pipeline, nicht in eine Excel-Tabelle.
- Belegfeld 1 ist kein Freitextfeld. Es ist in der Länge begrenzt und akzeptiert nur einen eingeschränkten Zeichensatz. Rechnungsnummernkreise mit Punkten, Rauten oder langen Präfixen müssen beim Export normalisiert werden, statt beim Import abgeschnitten zu werden.
- Datum und Wirtschaftsjahr. Ein Buchungsstapel trägt seinen Zeitraum im Kopfsatz, und die Belegdaten darin werden gegen diesen Zeitraum interpretiert. Ein Stapel darf nie über den Jahreswechsel hinausreichen, und nachträglich erfasste Belege mit älterem Datum brauchen einen eigenen Stapel statt eines Platzes im laufenden.
- Festschreibung. Sobald die Kanzlei einen Zeitraum festgeschrieben hat, darf daraus nichts erneut importiert werden. Eine Korrektur, die danach in sevDesk entsteht, muss als neuer, korrekt datierter Buchungssatz ankommen. Die Pipeline muss also wissen, was sie bereits geliefert hat und wann eine Periode geschlossen wurde.
- Änderungen sind keine Neuanlagen. Belege lassen sich in sevDesk nachträglich ändern. Ein Delta-Abgleich allein über das Anlagedatum übersieht diese Änderungen; ein voller Neuexport dupliziert alles. Nötig ist eine echte Änderungserkennung plus ein stabiler Idempotenzschlüssel je Beleg.
- Entwürfe, Zahlungen, Status. Rechnungsentwürfe dürfen nie gebucht werden, teilbezahlte Rechnungen nicht als ausgeglichen gelten, und die Zahlung ist ein eigener Vorgang neben der Rechnung. Vor allem Skonto verändert Erlös und Umsatzsteuer und braucht eine eigene Buchungszeile.
- Volumen und API-Limits. Ein Jahr Belege samt Belegbildern abzuholen sind sehr viele API-Aufrufe. Die Pipeline paginiert, respektiert Rate Limits, wartet bei Fehlern kontrolliert ab und setzt dort fort, wo sie stehen geblieben ist, statt den ganzen Zeitraum neu zu ziehen.
Wie wir sie bauen und betreiben
Wir behandeln das als Pipeline, nicht als monatliche Pflichtübung. Rechnungen, Belege, Kontakte und Zahlungen werden zeitgesteuert über die sevDesk-API gelesen, gegen ein Schema validiert, in die mit Ihrem Steuerberater abgestimmte DATEV-Kontierung überführt und als Buchungsstapel plus Debitoren-/Kreditorenstammdaten ausgegeben - oder mit den Belegbildern nach DATEV Unternehmen online geliefert, wo das zum Ablauf Ihrer Kanzlei passt.
Die Pipeline ist idempotent: Jeder sevDesk-Beleg trägt eine stabile Kennung, und wir protokollieren, was bereits übergeben wurde. Ein erneuter Lauf, ein Retry oder ein teilweise fehlgeschlagener Stapel erzeugt deshalb nie eine doppelte Buchung. Fehlerhafte Datensätze landen sichtbar in einer Fehlerwarteschlange, statt still verloren zu gehen.
Betrieben wird das auf cloud-nativer, vollständig EU-gehosteter AWS-Infrastruktur. Rechnungs-, Lieferanten- und Kundendaten verlassen die EU nicht, was AVV und DSGVO gegenüber Ihrer Kanzlei sauber hält und den Nachweis nach GoBD stützt, weil jede Übergabe protokolliert ist.
Und dann halten wir sie am Laufen. Monitoring, Alerting, Incident Response und das Beobachten von API-Änderungen bei sevDesk und DATEV liegen vertraglich bei uns - mit Festpreis-Scoping vorab und einem festen Ansprechpartner danach.
Wann sich diese Anbindung lohnt
Wenn Sie zwanzig Rechnungen im Monat schreiben, eine Handvoll Belege erfassen und Ihre Kanzlei mit dem Export zufrieden ist, bauen Sie nichts. Das sagen wir Ihnen auch. Die Schnittstelle lohnt sich, wenn das Belegvolumen den manuellen Export zum wiederkehrenden Risiko macht, wenn Ihr Steuerberater Ihnen das Aufräumen von Zuordnungen in Rechnung stellt, wenn Belege und Buchungen immer wieder auseinanderlaufen, oder wenn der Monatsabschluss davon abhängt, dass eine Person vor dem Urlaub noch auf Export klickt.
Häufig gestellte Fragen
- sevDesk hat doch einen DATEV-Export - wozu dann eine Schnittstelle?
- Weil der eingebaute Export ein manueller Download für einen ausgewählten Zeitraum ist. Jemand muss daran denken, den richtigen Zeitraum wählen und die ZIP-Datei an die Kanzlei schicken. Wie sevDesk-Buchungskonten, Steuerschlüssel und Personenkonten in den Kontenrahmen Ihres Steuerberaters übersetzt werden, lässt sich dabei kaum steuern, und nichts verhindert, dass zwei überlappende Exporte doppelt importiert werden. Bei kleinem Volumen ist das völlig in Ordnung. Ab einigen hundert Belegen im Monat oder wenn die Kanzlei regelmäßig Korrekturen zurückspielt, ist genau dieser Handgriff der Engpass.
- In welches DATEV-Format liefern Sie?
- In das, mit dem Ihre Kanzlei arbeitet. Meist ist das ein Buchungsstapel im DATEV-Format (die EXTF-Struktur, die DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importiert) plus eine Datei mit Debitoren- und Kreditorenstammdaten, damit die Personenkonten mit Namen und Anschrift ankommen. Wo der Ablauf es sinnvoll macht, liefern wir Belege und Buchungsvorschläge stattdessen nach DATEV Unternehmen online. Zielformat, Berater- und Mandantennummer sowie die Sachkontenlänge stimmen wir vorab mit Ihrer Kanzlei ab.
- Wie bleiben Debitoren- und Kreditorennummern konsistent?
- Die Kundennummer in sevDesk ist freier Text und oft unvollständig, DATEV erwartet dagegen Personenkonten in fest definierten Nummernkreisen Ihres Kontenrahmens. Wir halten eine Zuordnung zwischen der sevDesk-Kontakt-ID und dem DATEV-Personenkonto vor, damit ein Kunde immer auf dasselbe Konto bucht. Neue Kontakte bekommen die nächste freie Nummer aus dem mit der Kanzlei abgestimmten Kreis, und der Stammsatz wird angelegt, bevor die erste Buchung darauf verweist.
- Was passiert mit den Belegbildern aus sevDesk?
- Die gehen mit der Buchung mit. sevDesk speichert das eingescannte oder hochgeladene Dokument an der Rechnung beziehungsweise am Beleg, und wir übergeben es verknüpft mit dem Buchungssatz nach DATEV Unternehmen online. Die Kanzlei sieht den Beleg damit direkt neben der Buchung, statt ihn per E-Mail bei Ihnen anzufragen. Genau diese Verknüpfung hält auch den Nachweis nach GoBD sauber.
- Wer betreibt die Schnittstelle nach dem Go-live?
- Wir. Die Pipeline läuft auf cloud-nativer, vollständig EU-gehosteter Infrastruktur, die wir überwachen. Ändert sevDesk seine API oder DATEV ein Importformat, ist die Anpassung vertraglich unsere Aufgabe - und keine Entdeckung, die Ihre Buchhaltung am Zehnten des Monats macht. Sie bekommen einen festen Ansprechpartner, Alerting, Incident Response und ein SLA statt eines Skripts, das jemand nebenbei pflegt.