Shopify DATEV Schnittstelle

Was eine Shopify-DATEV-Anbindung wirklich leistet

Shopify weiß alles über einen Verkauf - die Positionen, die ausgewiesene Steuer, den Rabatt, den Versand, die Erstattung drei Tage später, die Auszahlung von Shopify Payments am kommenden Dienstag. DATEV und der Steuerberater, der darin arbeitet, brauchen all das als Buchungssätze: richtiges Konto, richtiger Steuerschlüssel, richtiges Buchungsdatum, sauber getrennt zwischen Umsatz und dem Geld, das tatsächlich auf dem Konto landet.

In dieser Lücke steckt die Arbeit. Eine Shopify-DATEV-Anbindung schließt sie automatisch: Sie liest jeden relevanten Vorgang aus Shopify, wendet Ihre Buchhaltungslogik an und übergibt DATEV einen sauberen Buchungsstapel, den Ihre Kanzlei ohne Tabellenkalkulation importieren kann.

Welche Daten fließen

Vorgang in Shopify	Wird in DATEV zu	Hinweis
Bezahlte Bestellung	Umsatzbuchung, je Steuersatz getrennt	Auf das passende Erlöskonto in SKR03 / SKR04 kontiert
Steuerpositionen	Korrekter Steuerschlüssel (BU-Schlüssel)	Inland 19 % / 7 %, EU-OSS, Reverse-Charge, Drittland-Export
Rabatte & Versand	Eigene Buchungszeilen	Versand ist selbst steuerbar und braucht ein eigenes Konto
Erstattung / Teilerstattung	Stornobuchung	Gleiche Konten und Steuerschlüssel wie das Original, mit Datum der Erstattung
Auszahlung des Zahlungsdienstleisters	Ausgleich über Geldtransitkonto	Shopify Payments / PayPal / Klarna jeweils getrennt abgestimmt
Gebühren des Dienstleisters	Aufwandsbuchung	Nettoauszahlung mit Bruttoumsatz plus Gebühren abgeglichen

Die konkreten Kontonummern, Steuerschlüssel und Verrechnungskonten stimmen wir einmalig mit Ihrem Steuerberater ab und hinterlegen sie in der Pipeline. Danach ordnet sie niemand mehr von Hand zu.

Die Details, an denen einfache Exporte scheitern

Ein CSV-Export oder eine generische Connector-App bringt Sie zu 80 % ans Ziel und lässt die teuren 20 % auf Ihrem Schreibtisch liegen:

• Kontenrahmen. SKR03 und SKR04 nummerieren denselben Sachverhalt unterschiedlich. Erlöse, Versand und jede Steuerbehandlung brauchen das richtige Konto für Ihren Kontenrahmen - nicht die Voreinstellung eines Plugins.
• Steuerschlüssel. Ein Inlandsverkauf mit 19 %, ein Artikel mit 7 %, ein EU-Fernverkauf im OSS und ein Export in die Schweiz sind vier verschiedene Steuerschlüssel. Einer falsch, und die Umsatzsteuervoranmeldung stimmt nicht.
• Die Auszahlung ist nicht der Umsatz. Shopify Payments zahlt Tage später netto nach Gebühren in einem Sammelbetrag über viele Bestellungen hinweg aus. Bucht man die Auszahlung als Umsatz, stimmt am Ende gar nichts. Verkauf und Zahlungseingang müssen getrennte Buchungen sein, verbunden über ein Geldtransitkonto.
• Erstattungen und Rückbuchungen. Eine Teilerstattung muss genau die Konten und Steuerschlüssel der ursprünglichen Bestellung stornieren - mit dem Datum der Erstattung, nicht des Verkaufs.
• Idempotenz. Wird ein naiver Export erneut ausgeführt, ist der März doppelt gebucht. Eine Pipeline muss wissen, dass sie eine Bestellung bereits übertragen hat, und sie nie ein zweites Mal buchen.

Wie wir sie bauen und betreiben

Wir behandeln das als Pipeline, nicht als Stapelverarbeitung von Hand. Bestell-, Erstattungs- und Auszahlungsvorgänge aus Shopify werden zeitgesteuert (oder per Webhook) abgeholt, validiert, in Ihre abgestimmte DATEV-Kontierung überführt und als Buchungsstapel im DATEV-Format ausgegeben - oder über den DATEV Rechnungsdatenservice in DATEV Unternehmen online geliefert, wo das zum Ablauf Ihrer Kanzlei passt.

Die Pipeline ist idempotent: Jeder Shopify-Vorgang trägt eine stabile Kennung, sodass ein erneuter Lauf nie eine doppelte Buchung erzeugt. Sie läuft auf cloud-nativer, vollständig EU-gehosteter AWS-Infrastruktur - Bestell- und Kundendaten verlassen die EU nicht, was AVV und DSGVO gegenüber Ihrem Steuerberater sauber hält.

Und dann halten wir sie am Laufen. Monitoring, Alerting, Incident Response und - entscheidend - das Beobachten von API-Änderungen bei Shopify und DATEV liegen vertraglich bei uns. Der Monatsabschluss hängt nicht mehr daran, dass jemand an einen Export denkt.

Wann sich diese Anbindung lohnt

Wenn Sie eine Handvoll Bestellungen im Monat mit einem einzigen Steuersatz abwickeln, ist ein manueller Export völlig in Ordnung - und wir sagen Ihnen das auch. Die Anbindung lohnt sich, wenn das Volumen steigt, wenn Sie grenzüberschreitend im OSS verkaufen, wenn Erstattungen und mehrere Zahlungsdienstleister die Abstimmung zur monatlichen Pflichtübung machen, oder wenn Ihr Steuerberater Ihnen berechnet, Exporte zu bereinigen, die eine Pipeline von vornherein korrekt hätte liefern sollen.