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Der BU-Schlüssel in Spalte 9 steuert, wie DATEV die Umsatzsteuer zu einer Buchung behandelt. Ungültig heißt: In dieser Kombination aus Konto, Betrag und Schlüssel ergibt die Steuerbehandlung keinen zulässigen Fall. Bei Schnittstellen liegt es meist daran, dass das Vorsystem nur einen Steuersatz kennt und nicht den steuerlichen Sachverhalt dahinter. Inland, innergemeinschaftliche Lieferung, OSS, Drittland und Reverse Charge brauchen unterschiedliche Schlüssel, auch wenn der Prozentsatz identisch aussieht.
Der Buchungsschlüssel steht in Spalte 9 des Buchungsstapels und sagt DATEV, wie die Umsatzsteuer zu diesem Satz zu behandeln ist. Er ist kein Steuersatz. Er ist ein Verweis auf eine Steuerautomatik, und das ist der Grund, warum diese Meldung fast nie ein Tippfehler ist.
Zurückgewiesen wird eine Kombination: dieses Konto, dieser Betrag, dieser Schlüssel. Einzeln betrachtet kann jedes der drei völlig richtig sein.
Automatikkonto plus zusätzlicher Schlüssel. Viele Erlöskonten tragen die Steuerbehandlung schon. Übergibt der Export trotzdem einen abweichenden Schlüssel, widersprechen sich beide. Das ist der häufigste Fall bei selbst gebauten Exporten, weil Skripte den Schlüssel gern pauschal über alle Zeilen setzen.
Steuersatz ohne Sachverhalt. Ein Shop liefert “19 Prozent”. Das kann eine Inlandslieferung sein, eine Lieferung an einen Endkunden in einem EU-Land unter OSS, oder ein Fall mit Steuerschuldumkehr, bei dem gar keine deutsche Umsatzsteuer anfällt. Alle drei brauchen eine andere Behandlung, und der Prozentsatz allein unterscheidet sie nicht.
Nullsteuer ohne Grund. Eine steuerfreie B2B-Lieferung ins EU-Ausland, ein Drittlandexport und ein Kleinunternehmerumsatz sind alle null Prozent und steuerlich völlig verschieden. Wer daraus einheitlich denselben Schlüssel macht, trifft mindestens zwei von drei Fällen falsch.
In DATEV Rechnungswesen erscheint der Fall meist mit Meldungsnummer. Zwei davon kommen bei Schnittstellen immer wieder:
#REW00305: „Der eingegebene Umsatzsteuerschlüssel ist in diesem Kontext nicht erlaubt. Bitte korrigieren Sie die Eingabe.“ Der Schlüssel passt nicht zu Konto und Gegenkonto. Das typische Beispiel aus der DATEV-Hilfe: ein Schlüssel und ein Automatikkonto, deren Funktionen sich widersprechen.
#REW00310: „Der Buchungsschlüssel „Aufhebung der Automatik“ ist nicht erlaubt.“ Hier steht 40 im Schlüsselfeld, obwohl die Buchung keinen Anlass dafür hat. Die 40 hebt die Steuerautomatik eines Kontos auf. Zulässig ist sie nur, wenn mindestens ein Automatikkonto im Buchungssatz steht, wenn ein Skontobetrag erfasst ist oder wenn es sich um einen Zahlungseingang bei Ist-Versteuerung handelt.
| Buchung | Ergebnis | Warum |
|---|---|---|
| BU 8 (Vorsteuer 7 %) auf Konto 3400 (SKR03) bzw. 5400 (SKR04) | #REW00305 | 3400/5400 ist ein Automatikkonto mit Vorsteuer 19 %, der Schlüssel widerspricht der Automatik |
| Dieselbe Buchung auf 3400/5400 ohne BU-Schlüssel | läuft durch | Die Steuer kommt aus der Automatik des Kontos |
| BU 40 auf einem Konto ohne Steuerautomatik, ohne Skonto | #REW00310 | Es gibt keine Automatik, die aufgehoben werden könnte |
Seit dem Wirtschaftsjahr 2018 gibt es zu jedem ein- oder zweistelligen Steuerschlüssel einen drei- oder vierstelligen. 9 und 401 bedeuten laut DATEV-Steuerschlüssel-Tabelle beide „Vorsteuer 19 %“, ebenso stehen 3 und 101 für 19 % Umsatzsteuer. Beide Schreibweisen dürfen nebeneinander in einem Bestand vorkommen. Ein Export muss sich also nicht für eine Form entscheiden, er darf nur keine Nummer erfinden.
Genau da passieren die Fehler. 90 ist nicht die 9 mit angehängter Null, sondern ein eigener Buchungsschlüssel für aufzuteilende Vorsteuer, und der verlangt im Buchungssatz ein Automatikkonto. Wer Schlüssel auf zwei Stellen auffüllt oder abschneidet, trifft damit einen anderen Sachverhalt oder einen unzulässigen Wert.
Welche Schlüssel eine Zahlungsbuchung braucht, hängt von der Besteuerungsart des Mandanten ab. Bei Ist-Versteuerung bucht DATEV die Umsatzsteuer aus inländischen Umsätzen zunächst auf „Umsatzsteuer nicht fällig“ und erst mit dem Zahlungseingang auf „fällig“. Der Zahlungseingang trägt dafür einen Steuerschlüssel. Für Sachverhalte, die nicht nach Zufluss versteuert werden, etwa steuerfreie EU-Lieferungen, OSS oder Leistungen nach § 13b UStG, muss der Zahlungseingang dagegen mit 40 gebucht werden.
Für Schnittstellen zu Zahlungsdienstleistern heißt das: Dieselbe Zahlungsdatei kann bei einem Soll-Versteuerer korrekt und bei einem Ist-Versteuerer unvollständig sein. DATEV weist selbst darauf hin, dass beim Import von Zahlungseingängen der zugrunde liegende Steuersachverhalt nicht bekannt ist und die Buchungen geprüft und gegebenenfalls um einen Schlüssel ergänzt werden müssen. Ist im Mandanten „Keine Umsatzsteuerrechnung“ eingestellt, sind Steuerschlüssel gar nicht zulässig, DATEV meldet dann #REW00282.
| Prüfung | Warum |
|---|---|
| Ist das Zielkonto ein Automatikkonto? | Dann darf meist kein abweichender Schlüssel gesetzt werden |
| Passt der Schlüssel zum Kontenrahmen? | SKR03 und SKR04 haben unterschiedliche Automatikkonten |
| Wird der Schlüssel pauschal gesetzt? | Ein konstanter Wert über alle Zeilen ist fast immer falsch |
| Sind EU-Verkäufe dabei? | OSS-Fälle brauchen eine eigene Zuordnung |
| Sind Gutschriften dabei? | Erlösschmälerungen laufen über andere Konten und Schlüssel |
Schlüssel auf den Standard-Automatikkonten findet unser EXTF-Validator in der Datei, bevor die Kanzlei sie importiert.
Welches Konto und welcher Schlüssel zu Inland, EU-Lieferung, OSS oder Export gehören, zeigt unser DATEV-Steuerschlüssel-Finder auf Basis der DATEV-Tabelle 2026.
Die Zuordnung von steuerlichem Sachverhalt zu Konto und Schlüssel ist keine Einstellung, die man einmal vornimmt und dann vergisst. Sie ändert sich, sobald sich das Geschäft ändert: ein neues Verkaufsland, die erste B2B-Bestellung mit USt-IdNr., der erste Verkauf ins Vereinigte Königreich, das Überschreiten der OSS-Schwelle.
Deshalb leiten wir den Sachverhalt ab, statt den Prozentsatz durchzureichen. Aus Lieferland, Kundentyp, Vorhandensein einer USt-IdNr. und Produktart ergibt sich der steuerliche Fall, und daraus erst Konto und Schlüssel. Eine Konstellation, die dabei nicht aufgeht, hält den Stapel nicht auf: Der betroffene Datensatz wird zurückgehalten und mit der konkreten Bestellung als Beispiel gemeldet.
Ihre Kanzlei kann nachlesen, wie ein Fall kontiert wird, ohne dafür Code zu lesen. Und wenn ein Shop- oder Zahlungsanbieter seine Steuerfelder umstellt, sehen wir das an der Schnittstelle, bevor eine Datei abgewiesen wird.
Wie Sie das Importprotokoll lesen und welche Meldungen sonst häufig auftauchen, steht in unserer Übersicht DATEV Buchungsstapel importieren: Fehler im Importprotokoll.
Ein abgewiesener Stapel kostet einen Nachmittag. Läuft er dagegen mit dem falschen Schlüssel durch, steht am Ende eine korrigierte Voranmeldung, und bis dahin vergehen Wochen.
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