Warum lässt der Shop die Bestellung dann überhaupt zu?

Für den Shop ist die Steuerbefreiung eine Preisfrage: Er entfernt die Umsatzsteuer aus dem Warenkorb, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Ob der Nachweis steuerlich trägt, prüft er nicht, denn das ist nicht seine Aufgabe. Für die Buchhaltung ist genau das die entscheidende Frage. Die beiden Systeme meinen Verschiedenes, wenn sie steuerfrei sagen.

Die USt-IdNr. steht doch in der Bestellung.

Dann liegt sie sehr wahrscheinlich im falschen Feld. Viele Shops nehmen sie im Checkout als frei definiertes Zusatzfeld, als Notiz oder in der Firmenzeile entgegen. Für die Übertragung ist das freier Text und kein Steuermerkmal. Sie muss in dem Feld liegen, das als Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erkannt wird.

Können wir die Nummer nachträglich ergänzen?

Am Kundenstammsatz ja, und für künftige Bestellungen ist das die richtige Lösung. Für die bereits erfasste Bestellung bleibt es aufwendiger, weil die Steuerbehandlung zur Bestellung gehört und nicht zum Beleg. Praktisch: Kundenstamm korrigieren, dann den betroffenen Beleg gezielt nacharbeiten.

Prüfen Sie die USt-IdNr. auch auf Gültigkeit?

Eine formale Prüfung von Länderpräfix und Aufbau gehört in jede saubere Anbindung. Eine Bestätigungsanfrage beim Bundeszentralamt für Steuern lässt sich zusätzlich einbauen, wenn Sie den qualifizierten Nachweis dokumentieren wollen. Was davon sinnvoll ist, hängt von Ihrem Volumen und der Einschätzung Ihrer Kanzlei ab, und das klären wir vorab.

Betrifft das auch Verkäufe in die Schweiz oder nach UK?

Das sind Drittlandfälle mit anderen Nachweisen, meist einem Ausfuhrnachweis statt einer USt-IdNr. Das Grundmuster bleibt: Der Shop kennt einen Preis ohne Steuer, die Buchhaltung braucht einen belastbaren Grund dafür. Deshalb behandeln wir beide Fälle getrennt statt als gemeinsame Regel für alles ohne Steuer.

Steuerfreie B2B-Bestellung ohne USt-IdNr. wird nicht als Rechnung angelegt - lexoffice

Steuerfreie B2B-Bestellung ohne USt-IdNr. wird nicht als Rechnung angelegt

Kurz gesagt

Eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung setzt eine gültige USt-IdNr. des Empfängers voraus. Fehlt sie oder liegt sie in einem Feld, das die Übertragung nicht als Steuermerkmal liest, kann lexoffice den Beleg nicht steuerfrei anlegen. Der Shop hat die Bestellung längst angenommen, weil er die Steuerbefreiung als Preisregel behandelt und nicht als Nachweispflicht. Diese Lücke schließen Sie vor der Bestellung, nicht danach.

Eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung an einen Unternehmer setzt voraus, dass der Empfänger eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat und dass diese dokumentiert ist. Fehlt die Angabe an der Stelle, an der die Übertragung sie erwartet, steht dort ein Beleg, der steuerfrei sein soll und keinen Grund dafür mitbringt. lexoffice legt ihn nicht an, und das ist korrekt.

Der eigentliche Konflikt

Shop und Buchhaltung meinen Verschiedenes mit “steuerfrei”.

	Shop	Buchhaltung
Was steuerfrei heißt	Keine Steuer im Warenkorb	Steuerbefreiung mit belastbarem Nachweis
Wann geprüft wird	Beim Kaufabschluss	Bei der Belegerstellung und später bei der Prüfung
Was passiert, wenn etwas fehlt	Bestellung geht trotzdem durch	Beleg wird nicht angelegt
Wer es merkt	Niemand	Sie, beim Monatsabschluss

Der Shop optimiert auf den Abschluss, die Buchhaltung auf die Nachweisbarkeit. Beide verhalten sich richtig, und die Lücke dazwischen ist die Arbeit, die eine Schnittstelle zu leisten hat.

Drei Varianten, die Sie unterscheiden müssen

Die Nummer fehlt vollständig, weil der Kunde sie nicht angegeben hat und der Checkout sie nicht verlangt hat. Hier hilft nur nachfordern, und für die Zukunft ein Checkout, der eine steuerfreie B2B-Bestellung ohne sie gar nicht zulässt.

Die Nummer steht im falschen Feld. Der häufigste Fall, und der zäheste: Sie liegt in einem Zusatzfeld, im Firmennamen, in der Bestellnotiz oder im Adresszusatz, ist für die Übertragung damit reiner Text, und für Sie sieht die Bestellung vollständig aus.

Die Nummer ist formal ungültig. Falsches Länderpräfix, Leerzeichen, verwechselte nationale Steuernummer. Selten, und sofort erkennbar, sobald überhaupt geprüft wird.

Was Sie prüfen

Sehen Sie in der Bestellung nach, ob eine USt-IdNr. vorhanden ist und in welchem Feld sie liegt. Prüfen Sie dann, ob dieses Feld überhaupt als Steuermerkmal übertragen wird, denn ein Zusatzfeld aus dem Checkout ist es in der Regel nicht.

Danach die formale Gültigkeit: Länderpräfix vorhanden, Länge passend, keine Leerzeichen. Und prüfen Sie, ob das Lieferland überhaupt ein EU-Land ist, weil bei Drittländern ein anderer Sachverhalt greift und die USt-IdNr. dort nicht die passende Antwort ist.

Zum Schluss korrigieren Sie den Kundenstammsatz, damit künftige Bestellungen dieses Kunden durchlaufen, und arbeiten den betroffenen Beleg getrennt nach.

Wie wir das aufsetzen

Wir leiten die steuerliche Konstellation ab, statt sie zu übernehmen. Aus Lieferland, Kundentyp und Vorhandensein einer gültigen USt-IdNr. ergibt sich, welche Behandlung zulässig ist, und ein Widerspruch zwischen “keine Steuer berechnet” und “kein Nachweis vorhanden” wird damit zu einem benannten Befund.

Die Nummer prüfen wir formal, bevor sie gebraucht wird. Präfix und Aufbau lassen sich ohne Aufwand validieren, und wenn Sie den qualifizierten Nachweis dokumentieren wollen, kommt eine Bestätigungsanfrage dazu.

Betroffene Vorgänge melden wir am selben Tag. Eine fehlende Nummer ist am Bestelltag mit einer E-Mail an den Kunden geklärt und sechs Wochen später eine unangenehme Nachfrage. Wie mit steuerfreien B2B-Bestellungen ohne Nachweis grundsätzlich umzugehen ist, entscheiden wir einmal mit Ihnen und Ihrer Kanzlei, statt es je Bestellung neu zu bewerten.

Diese Bestellungen dürfen vorkommen. Sie sollen nur nicht unbemerkt bleiben, solange sich noch etwas daran ändern lässt.

Häufig gestellte Fragen

Warum lässt der Shop die Bestellung dann überhaupt zu?: Für den Shop ist die Steuerbefreiung eine Preisfrage: Er entfernt die Umsatzsteuer aus dem Warenkorb, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Ob der Nachweis steuerlich trägt, prüft er nicht, denn das ist nicht seine Aufgabe. Für die Buchhaltung ist genau das die entscheidende Frage. Die beiden Systeme meinen Verschiedenes, wenn sie steuerfrei sagen.
Die USt-IdNr. steht doch in der Bestellung.: Dann liegt sie sehr wahrscheinlich im falschen Feld. Viele Shops nehmen sie im Checkout als frei definiertes Zusatzfeld, als Notiz oder in der Firmenzeile entgegen. Für die Übertragung ist das freier Text und kein Steuermerkmal. Sie muss in dem Feld liegen, das als Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erkannt wird.
Können wir die Nummer nachträglich ergänzen?: Am Kundenstammsatz ja, und für künftige Bestellungen ist das die richtige Lösung. Für die bereits erfasste Bestellung bleibt es aufwendiger, weil die Steuerbehandlung zur Bestellung gehört und nicht zum Beleg. Praktisch: Kundenstamm korrigieren, dann den betroffenen Beleg gezielt nacharbeiten.
Prüfen Sie die USt-IdNr. auch auf Gültigkeit?: Eine formale Prüfung von Länderpräfix und Aufbau gehört in jede saubere Anbindung. Eine Bestätigungsanfrage beim Bundeszentralamt für Steuern lässt sich zusätzlich einbauen, wenn Sie den qualifizierten Nachweis dokumentieren wollen. Was davon sinnvoll ist, hängt von Ihrem Volumen und der Einschätzung Ihrer Kanzlei ab, und das klären wir vorab.
Betrifft das auch Verkäufe in die Schweiz oder nach UK?: Das sind Drittlandfälle mit anderen Nachweisen, meist einem Ausfuhrnachweis statt einer USt-IdNr. Das Grundmuster bleibt: Der Shop kennt einen Preis ohne Steuer, die Buchhaltung braucht einen belastbaren Grund dafür. Deshalb behandeln wir beide Fälle getrennt statt als gemeinsame Regel für alles ohne Steuer.

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