SAP Concur DATEV Schnittstelle

Was eine SAP-Concur-DATEV-Anbindung wirklich leistet

In Concur entstehen und werden Ausgaben genehmigt. Dort stehen die reisende Person, die Aufwandsart, die aufgeschlüsselte Hotelrechnung, der Kreditkarten-Feed, das Belegbild, die von der Führungskraft gewählte Kostenstelle und der Tag der Genehmigung. In DATEV muss daraus Buchhaltung werden: Sachkonto, Steuerschlüssel, Belegfeld, Kostenstelle und eine Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeitenden, die später eine Bankbuchung ausgleicht.

In Concur ist nichts davon in diesen Begriffen ausgedrückt. Eine Aufwandsart ist eine fachliche Kategorie, keine Kontonummer. Die Steuerfelder beschreiben, was in Rechnung gestellt wurde, nicht, was in Deutschland abziehbar ist. Eine Allocation ist ein Prozentwert, kein KOST1-Eintrag. Eine SAP-Concur-DATEV-Anbindung ist die Schicht, die diese Übersetzung jedes Mal identisch erledigt, damit der Monatsabschluss kein Abtippen mehr ist.

Welche Daten fließen

Vorgang in SAP Concur	Wird in DATEV zu	Hinweis
Genehmigte Reisekostenabrechnung (Kopf)	Ein Beleg mit dem Personenkonto des Mitarbeitenden im Haben	Report-ID auf einen kurzen, stabilen Belegschlüssel gemappt, Belegfeld 1 ist längenbegrenzt
Einzelposition je Aufwandsart	Aufwandsbuchung auf dem zugeordneten Konto aus SKR03 / SKR04	Zuordnung Aufwandsart zu Sachkonto einmal abgestimmt, danach automatisch
Aufschlüsselung, etwa einer Hotelrechnung	Getrennte Zeilen für Übernachtung, Frühstück, Parken	Je Bestandteil eigenes Konto, eigene Steuer und eigene Abzugsfähigkeit
Allocation	KOST1 / KOST2 je Zeile	Prozentuale Splits müssen auf den Cent aufgehen
Bewirtungsaufwand	Aufteilung in abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Anteil	70 % abzugsfähig, die Vorsteuer bleibt in voller Höhe abziehbar
Verpflegungspauschale und Kilometergeld	Steuerfreie Erstattung plus steuerpflichtiger Mehrbetrag	Kürzung bei Mahlzeitengestellung und der steuerpflichtige Rest brauchen ein definiertes Ziel
Steuerbetrag je Position	Vorsteuer über den passenden Steuerschlüssel oder Aufwand	Inländische Vorsteuer ist abziehbar, ausländische nicht und wird getrennt kontiert
Firmenkreditkartenumsatz	Ausgleich über das Verrechnungskonto der Kreditkarte	Firmen- und privat verauslagte Umsätze buchen unterschiedlich
Reisekostenvorschuss	Vorschusskonto, durch die Abrechnung ausgeglichen	Verhindert doppelte Erstattung
Zahlungsanforderung aus Concur Invoice	Kreditorenbuchung auf dem Lieferantenkonto	Setzt Kreditorennummern voraus, die zu Ihren DATEV-Stammdaten passen
Zahlungsbestätigung	Ausgleich des Personen- oder Kreditorenkontos	Schließt den Kreis zwischen Genehmigung und Geldabfluss
Belegbild	Beleg in DATEV Unternehmen online	Hält die Buchung nach GoBD nachvollziehbar

Konten, Steuerschlüssel, Kostenstellenlogik und die Zuordnung von Mitarbeitenden zu Personenkonten stimmen wir einmalig mit Ihrer Buchhaltung und Ihrem Steuerberater ab und hinterlegen sie in der Pipeline.

Die Details, an denen einfache Exporte scheitern

Ein selbstgebauter Export aus Concur bringt die Summen ungefähr richtig und lässt die teuren Teile ungelöst:

• Abrechnungen bleiben nicht stehen. Eine Abrechnung kann zurückgewiesen, korrigiert und erneut genehmigt werden, nachdem sie bereits in einem Export aufgetaucht ist. Wer nur auf die Report-ID abstellt, verliert die Korrektur oder bucht sie doppelt. Die Pipeline verfolgt den Status je Abrechnung und Position, sodass aus einer Änderung eine Korrekturbuchung wird und keine zweite Buchung.
• Inländische und ausländische Umsatzsteuer sind nicht dasselbe. Aus der Hotelrechnung in München entsteht abziehbare Vorsteuer, aus derselben Übernachtung in Wien nicht, jedenfalls nicht in Ihrer deutschen Voranmeldung. Wer beides zieht, meldet zu viel Vorsteuer. Wer beides in den Aufwand bucht, verschenkt Geld.
• Prozentsplits runden schlecht. Eine Position, die zu 33 / 33 / 34 auf drei Kostenstellen verteilt wird, muss trotzdem exakt auf den Positionsbetrag aufgehen. Tut sie das nicht, weist DATEV den Import zurück, und zwar den gesamten Stapel und nicht die eine Zeile.
• Bewirtung und Pauschalen sind Steuerrecht, keine Kategorien. Der nicht abzugsfähige Bewirtungsanteil, die Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten und der steuerpflichtige Anteil oberhalb der gesetzlichen Sätze brauchen definierte Konten, sonst passen Lohnabrechnung und Jahresabschluss später nicht zusammen.
• Kreditkartenumsätze werden leicht doppelt abgerechnet. Ein von der Firma bezahlter Kartenumsatz ist keine Erstattung. Er wird gegen das Kartenverrechnungskonto ausgeglichen, und nur der privat verauslagte Teil erzeugt eine Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeitenden.
• Der API-Zugriff ist kein Selbstläufer. Die Concur-Schnittstellen sind paginiert, gedrosselt und mit rotierenden Tokens abgesichert. Ein einmal geschriebenes Skript funktioniert genau so lange, bis der Token-Refresh an einem Freitagabend ausfällt und es niemand merkt.
• Ein Buchungsstapel ist ganz oder gar nicht. Ein einziger ungültiger Steuerschlüssel oder ein Buchungsdatum außerhalb des Wirtschaftsjahres kippt den kompletten Import. Die Prüfung muss also vor dem Schreiben des Stapels stattfinden, nicht erst, wenn DATEV ihn ablehnt.

Wie wir sie bauen und betreiben

Wir bauen das als Pipeline. Genehmigte Abrechnungen, Kartenumsätze, Zahlungsanforderungen und Zahlungsbestätigungen werden zeitgesteuert aus Concur abgeholt, gegen ein striktes Schema validiert, in Ihre abgestimmte DATEV-Kontierung überführt und als Buchungsstapel im DATEV-Format ausgegeben oder über die DATEV-Schnittstellen für Belege und Buchungsvorschläge geliefert, wo das besser zu Ihrem Ablauf passt. Belegbilder gehen mit, damit der Belegverweis in DATEV auf einen echten Beleg zeigt.

Jede Abrechnung und jede Position trägt eine stabile Kennung, und die Pipeline merkt sich, was sie bereits gebucht hat. Ein erneuter Lauf, ein Retry oder ein Nachholen nach einer Störung erzeugt nie eine zweite Buchung. Aus einer nachträglich geänderten Abrechnung wird eine Korrekturbuchung mit korrektem Datum statt einer stillen Überschreibung.

Betrieben wird das auf cloud-nativer, vollständig EU-gehosteter Infrastruktur. Reisedaten sind personenbezogene Daten, deshalb hält der Verbleib in der EU AVV und DSGVO-Dokumentation schlank.

Und dann halten wir sie am Laufen. Monitoring, Alerting, Incident Response und das Beobachten von Änderungen an den Concur- und DATEV-Schnittstellen liegen vertraglich bei uns, mit festem Ansprechpartner und SLA. Der Aufwand wird vorab zum Festpreis kalkuliert, Sie kennen die Kosten also, bevor die Schnittstelle existiert.

Wann sich diese Anbindung lohnt

Wenn eine Handvoll Personen gelegentlich reist, alle Ausgaben im Inland anfallen und jemand die Abrechnungen an einem Nachmittag im Monat einbucht, brauchen Sie das nicht, und wir sagen Ihnen das auch. Die Anbindung lohnt sich, wenn Mitarbeiterzahl und Abrechnungsvolumen aus der Buchung eine mehrtägige Pflichtübung machen, wenn Auslandsreisen die steuerliche Behandlung uneinheitlich werden lassen, wenn die Kostenstellenauswertung wirklich stimmen muss statt ungefähr, oder wenn Ihr Finanzteam die erste Woche jedes Monats damit verbringt, Genehmigtes aus Concur mit tatsächlich Gebuchtem abzugleichen.