Wo genau stehen Berater- und Mandantennummer?

In der ersten Zeile der Datei, dem Header. Dort stehen außerdem das Wirtschaftsjahr, die Sachkontenlänge und der Datumsbereich des Stapels. Der Header ist der Teil, den ein selbst gebauter Export am ehesten veraltet befüllt, weil ihn im Alltag niemand ansieht.

Wir haben die Kanzlei gewechselt. Reicht es, die Nummer zu tauschen?

Die Beraternummer ist der offensichtliche Teil und selten der einzige. Mit der Kanzlei ändern sich häufig auch Mandantenbestand, Kontenrahmen und die abgestimmte Kontierung. Wird nur die Nummer getauscht, läuft der Import wieder und kontiert womöglich weiter nach den Vorgaben der alten Kanzlei. Das fällt dann beim Abschluss auf.

Kann das am Jahreswechsel liegen?

Ja. Wenn der Mandantenbestand für das neue Wirtschaftsjahr neu angelegt oder umgestellt wurde und der Export weiter gegen die alte Konstellation schreibt, passt die Kombination aus Berater, Mandant und Jahr nicht mehr. Der Header ist genau der Ort, an dem sich ein Jahreswechsel bemerkbar macht.

Warum meldet DATEV das erst beim Import?

Weil die Prüfung auf der Zielseite stattfindet. Die Datei ist syntaktisch korrekt und verweist nur auf einen Bestand, den es dort nicht gibt. Genau deshalb gehört die Prüfung auf die abgebende Seite: Wer den Header aus der tatsächlichen Konfiguration ableitet, statt ihn fest zu verdrahten, fängt den Fehler vor dem Versand ab.

Wie verhindern Sie das dauerhaft?

Berater- und Mandantennummer liegen bei uns nicht im Code, sondern als geprüfte Konfiguration je Mandant, mit dem Wirtschaftsjahr als Teil der Prüfung. Ändert sich etwas, ist das eine Konfigurationsänderung mit Freigabe und kein stiller Zahlendreher in einem Skript.

Beraternummer nicht gefunden - DATEV

Beraternummer nicht gefunden

Kurz gesagt

Berater- und Mandantennummer stehen in der ersten Zeile des Buchungsstapels und sagen DATEV, zu welcher Kanzlei und welchem Mandanten die Daten gehören. Passt die Nummer nicht zum Zielbestand, wird abgewiesen, bevor ein einziger Buchungssatz gelesen wurde. Am Format liegt es dabei fast nie. Die Nummer wurde irgendwann fest eingetragen und seitdem hat sich etwas geändert: neue Kanzlei, neuer Mandantenbestand, oder ein Zahlendreher, den niemand mehr nachvollzieht.

Diese Meldung wirkt pauschal, und sie ist es auch. Der Stapel wurde nie inhaltlich geprüft.

Die erste Zeile eines DATEV-Buchungsstapels ist der Header. Er trägt die Beraternummer der Kanzlei, die Mandantennummer innerhalb dieser Kanzlei, das Wirtschaftsjahr, die Sachkontenlänge und den Datumsbereich. Beim Import gleicht DATEV Berater- und Mandantennummer gegen den Zielbestand ab, und passt die Kombination nicht, endet der Vorgang sofort. Über Ihre Buchungen sagt die Meldung nichts.

Warum es bei Schnittstellen auftritt

Für ein Vorsystem sind diese Nummern bedeutungslos. Kein Shop und kein Zahlungsdienstleister kennt sie. Sie werden also irgendwo im Exportweg eingetragen, meist einmal bei der Einrichtung, und danach jahrelang nicht mehr angefasst.

Auslöser	Was sich geändert hat
Kanzleiwechsel	Neue Beraternummer, oft auch neuer Kontenrahmen
Neuer Mandantenbestand	Mandantennummer stimmt nicht mehr
Jahreswechsel	Bestand für das neue Wirtschaftsjahr neu angelegt
Umfirmierung	Neuer Mandant, alter Export
Zahlendreher bei der Ersteinrichtung	Fällt erst beim ersten echten Import auf

Was Sie prüfen

Öffnen Sie die Datei und lesen Sie Berater- und Mandantennummer aus der ersten Zeile ab. Beide stehen im Klartext. Lassen Sie sich beide von der Kanzlei bestätigen, und zwar ausdrücklich für das Wirtschaftsjahr, in das importiert wird.

Prüfen Sie dann, ob überhaupt in den richtigen Bestand importiert wird. Kanzleien führen häufig mehrere parallel, besonders rund um einen Jahreswechsel, und dann steht die Datei am falschen Ziel statt umgekehrt.

Wenn Sie ohnehin im Header sind: Sehen Sie sich die Sachkontenlänge gleich mit an. Sie ist die zweithäufigste Ursache für einen Abbruch, der schon vor dem ersten Buchungssatz passiert, und Sie erledigen beides in einem Zug. Unser EXTF-Validator liest den Header aus und zeigt Berater, Mandant, Zeitraum und Sachkontenlänge auf einen Blick.

Was daran wirklich interessant ist

Technisch ist dieser Fehler banal. Interessant ist, wie er entsteht: Ein Export wird einmal eingerichtet, funktioniert, und weicht danach still von der Realität ab, während sich um ihn herum Kanzlei, Bestand und Wirtschaftsjahr ändern.

Bei uns wird der Header deshalb aus Konfiguration abgeleitet und nicht im Code hinterlegt. Berater, Mandant und Wirtschaftsjahr sind ein gepflegter Datensatz je Kunde, kein Wert in einem Skript, das niemand mehr öffnet. Das Wirtschaftsjahr wird beim Export geprüft und nicht angenommen, und ein Stapel, dessen Datumsbereich nicht zum konfigurierten Jahr passt, entsteht gar nicht erst.

Ein Kanzleiwechsel ist damit ein Vorgang mit Abstimmung und Freigabe. Und was auffällt, melden wir Ihnen, statt Ihre Kanzlei mit einem abgewiesenen Import zu beschäftigen.

Häufig gestellte Fragen

Wo genau stehen Berater- und Mandantennummer?: In der ersten Zeile der Datei, dem Header. Dort stehen außerdem das Wirtschaftsjahr, die Sachkontenlänge und der Datumsbereich des Stapels. Der Header ist der Teil, den ein selbst gebauter Export am ehesten veraltet befüllt, weil ihn im Alltag niemand ansieht.
Wir haben die Kanzlei gewechselt. Reicht es, die Nummer zu tauschen?: Die Beraternummer ist der offensichtliche Teil und selten der einzige. Mit der Kanzlei ändern sich häufig auch Mandantenbestand, Kontenrahmen und die abgestimmte Kontierung. Wird nur die Nummer getauscht, läuft der Import wieder und kontiert womöglich weiter nach den Vorgaben der alten Kanzlei. Das fällt dann beim Abschluss auf.
Kann das am Jahreswechsel liegen?: Ja. Wenn der Mandantenbestand für das neue Wirtschaftsjahr neu angelegt oder umgestellt wurde und der Export weiter gegen die alte Konstellation schreibt, passt die Kombination aus Berater, Mandant und Jahr nicht mehr. Der Header ist genau der Ort, an dem sich ein Jahreswechsel bemerkbar macht.
Warum meldet DATEV das erst beim Import?: Weil die Prüfung auf der Zielseite stattfindet. Die Datei ist syntaktisch korrekt und verweist nur auf einen Bestand, den es dort nicht gibt. Genau deshalb gehört die Prüfung auf die abgebende Seite: Wer den Header aus der tatsächlichen Konfiguration ableitet, statt ihn fest zu verdrahten, fängt den Fehler vor dem Versand ab.
Wie verhindern Sie das dauerhaft?: Berater- und Mandantennummer liegen bei uns nicht im Code, sondern als geprüfte Konfiguration je Mandant, mit dem Wirtschaftsjahr als Teil der Prüfung. Ändert sich etwas, ist das eine Konfigurationsänderung mit Freigabe und kein stiller Zahlendreher in einem Skript.

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